Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

[RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT], con domicilio principal en [CIUDAD, COLOMBIA], es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados y tratados a través de AYUDA360.

AYUDA360 es una plataforma tecnológica privada de coordinación humanitaria que facilita la conexión entre personas que manifiestan una necesidad de ayuda y personas, empresas u organizaciones que manifiestan su intención de brindar asistencia.

• Razón social: [RAZÓN SOCIAL]
• NIT: [NIT]
• Domicilio: [CIUDAD, COLOMBIA]
• Correo para protección de datos: [CORREO DE PRIVACIDAD]
• Canal oficial de atención: [NÚMERO OFICIAL]
• Sitio web: ayuda360.co

2. Objeto de esta política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los criterios bajo los cuales AYUDA360 recopila, almacena, utiliza, consulta, organiza, clasifica, comparte, conserva y, cuando corresponda, elimina o anonimiza información personal.

Esta política busca garantizar el derecho constitucional a la intimidad, el habeas data y la protección de los datos personales de las personas que interactúan con AYUDA360.

El tratamiento se realizará conforme al marco jurídico colombiano aplicable, incluyendo la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan y las demás disposiciones aplicables.

3. ¿Qué es AYUDA360?

AYUDA360 es una plataforma tecnológica de coordinación humanitaria. Su propósito es facilitar el registro de solicitudes de ayuda, la identificación y organización de necesidades, la clasificación y priorización de solicitudes, la coordinación de voluntarios y organizaciones, la conexión controlada entre quienes necesitan ayuda y quienes desean brindarla, el seguimiento de compromisos de ayuda, la confirmación de recepción de asistencia y la generación de información estadística agregada y anonimizada.

AYUDA360 NO ES: una entidad gubernamental, una autoridad de emergencia, una entidad de socorro, un hospital, una entidad médica, una entidad financiera, una fundación (salvo que expresamente se constituya como tal), ni un receptor de donaciones.

4. AYUDA360 no recibe ni administra donaciones

AYUDA360 NO recibe, recauda, custodia, administra ni distribuye dinero, bienes o donaciones.

• No recibe dinero de los donantes.
• No custodia dinero.
• No administra cuentas de donantes.
• No procesa pagos de donaciones.
• No cobra comisiones por conectar a las partes.
• No recibe bienes en nombre de los beneficiarios.
• No distribuye recursos económicos.

5. Principios aplicables

AYUDA360 aplicará los principios establecidos por la legislación colombiana de protección de datos, incluyendo legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, minimización y privacidad desde el diseño.

6. Información que AYUDA360 puede tratar

Dependiendo de la interacción con la plataforma, AYUDA360 podrá tratar diferentes categorías de información personal.

7. Datos de identificación

Cuando sea necesario para una finalidad específica, AYUDA360 podrá solicitar nombre, apellidos, tipo y número de documento de identificación, e información necesaria para verificar identidad.

El tipo y número de identificación no serán publicados en las solicitudes humanitarias visibles para donantes. Tendrán acceso restringido y podrán utilizarse para verificación de identidad, prevención de suplantación y fraude, detección de duplicidades, validación de solicitudes, trazabilidad, auditoría y cumplimiento de obligaciones legales.

AYUDA360 procurará no solicitar documentos o números de identificación cuando no sean necesarios para la finalidad correspondiente.

8. Datos de contacto

Podremos tratar número telefónico, número asociado a WhatsApp, correo electrónico, canal de contacto y nombre utilizado para la comunicación.

Estos datos podrán utilizarse para contactar al solicitante, dar seguimiento a una solicitud, solicitar información adicional o autorización, coordinar una ayuda y confirmar la recepción de una asistencia.

9. Información relacionada con la necesidad

Podremos tratar información como tipo de necesidad, tipo de ayuda requerida, número de personas involucradas, situación general reportada, nivel de prioridad, estado de la solicitud, tiempo de espera e información necesaria para coordinar la atención.

10. Información de ubicación

AYUDA360 podrá tratar información relacionada con la ubicación cuando sea necesaria para coordinar una solicitud. Se procurará utilizar la menor precisión necesaria, por ejemplo: Pereira — Cuba, en lugar de una dirección exacta.

La dirección exacta o coordenadas precisas solamente podrán utilizarse o compartirse cuando sean necesarias para una finalidad legítima y bajo los controles correspondientes.

11. Información de organizaciones y donantes

Las personas, empresas, fundaciones, ONG y organizaciones que deseen ofrecer ayuda podrán proporcionar nombre, razón social, nombre comercial, NIT, tipo de organización, nombre del responsable, cargo, teléfono, correo, ciudad, tipo de ayuda ofrecida, cobertura geográfica, capacidad aproximada de atención e información relacionada con la verificación de la organización.

Esta información podrá utilizarse para validar la identidad y legitimidad de las organizaciones y administrar su participación en AYUDA360.

12. Datos sensibles

AYUDA360 puede recibir información que tenga la naturaleza de dato sensible, incluyendo eventualmente información relacionada con salud, discapacidad, situaciones particulares de vulnerabilidad, información biométrica, fotografías, información relacionada con menores de edad u otra información que pueda afectar la intimidad de una persona.

AYUDA360 aplicará medidas reforzadas para este tipo de información. Cuando la ley exija autorización para su tratamiento, se informará al titular que se trata de información sensible, que su suministro puede ser facultativo cuando corresponda, se indicará la finalidad y se solicitará la autorización correspondiente.

AYUDA360 procurará no solicitar datos sensibles cuando no sean estrictamente necesarios.

13. Información de niños, niñas y adolescentes

AYUDA360 reconoce la protección reforzada de los derechos de niños, niñas y adolescentes. No se publicarán de forma abierta nombres, documentos, fotografías, teléfonos, direcciones, coordenadas ni información médica de menores de edad.

Cuando sea necesario tratar información de menores, AYUDA360 aplicará las reglas especiales establecidas por la legislación colombiana y el principio del interés superior del menor. Cuando sea posible, se utilizarán datos agregados, por ejemplo: '2 menores en el grupo familiar', en lugar de información identificable.

14. Información relacionada con personas desaparecidas

Los casos relacionados con personas reportadas como desaparecidas tendrán un tratamiento especial. AYUDA360 no publicará una base abierta de personas desaparecidas.

La información relacionada con estos casos estará restringida a los usuarios y procesos autorizados. Las posibles coincidencias serán sometidas a validación humana antes de comunicarse como verificadas.

15. Finalidades del tratamiento

Los datos podrán ser tratados para registrar solicitudes y ofrecimientos de ayuda, crear casos, identificar, clasificar y priorizar necesidades, evitar duplicidades, prevenir fraude y suplantación, verificar identidad u organizaciones, coordinar voluntarios, facilitar conexiones humanitarias, solicitar autorizaciones, compartir información mínima necesaria, coordinar la entrega de asistencia, registrar compromisos, confirmar recepción, gestionar reclamaciones, realizar auditorías, garantizar seguridad de la plataforma, cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades competentes, generar estadísticas agregadas, anonimizar información y mejorar los servicios y procesos de AYUDA360.

16. Solicitudes anonimizadas

Los donantes y organizaciones registrados no tendrán acceso directo a la base de personas. Podrán visualizar necesidades humanitarias anonimizadas.

Ejemplo: Caso A-10482 — Zona: Cuba, Pereira. Personas: 5. Necesidad: Alimentación. Prioridad: Alta. Menores: 2. Tiempo de espera: 8 horas.

Inicialmente NO se mostrará nombre, cédula, teléfono, WhatsApp, dirección exacta, coordenadas, información médica, documentos, fotografías personales, conversaciones ni información privada de la familia.

17. Proceso de conexión entre donantes y solicitantes

El proceso será: Solicitud → Clasificación → Publicación anonimizada → Interés del donante → Solicitud de autorización cuando corresponda → Autorización → Conexión controlada → Compartición mínima de información → Ayuda comprometida → Ayuda entregada → Confirmación → Cierre.

18. Consentimiento para compartir información

El hecho de que una organización seleccione una solicitud no implica automáticamente autorización para acceder a los datos personales del solicitante. Cuando sea necesario obtener autorización, AYUDA360 podrá enviar mediante WhatsApp un mensaje como:

"Una organización registrada en AYUDA360 quiere ayudarte con tu solicitud. Para coordinar la ayuda, necesitamos compartir algunos datos de contacto. ¿Autorizas a AYUDA360 a compartir únicamente la información necesaria para coordinar esta ayuda?"

Opciones: Sí, autorizo / No, prefiero no compartir mis datos.

19. El consentimiento no autoriza acceso ilimitado

La autorización para compartir datos de contacto no significa autorización para compartir toda la información del titular. Aceptar una conexión no implica automáticamente compartir número de identificación, copia del documento, historia clínica, información médica, información de menores, dirección exacta, fotografías, conversaciones, notas internas ni información que no sea necesaria para coordinar la ayuda.

El alcance de la información compartida estará limitado a la finalidad correspondiente.

20. Mínima información necesaria

Cuando se autorice una conexión, AYUDA360 podrá compartir únicamente la información necesaria. Ejemplo: Nombre: María. Sector: Cuba, Pereira. Teléfono: [si resulta necesario]. Necesidad: Kit de alimentos para cinco personas.

La información de identificación permanecerá restringida salvo que exista una necesidad específica y una base jurídica que permita compartirla.

21. Registro del consentimiento

Cuando corresponda, AYUDA360 conservará evidencia del consentimiento, incluyendo identificación del titular, finalidad, fecha, hora, canal, versión de la política, versión del aviso presentado, respuesta del titular y estado del consentimiento.

22. Revocatoria

El titular podrá solicitar la revocatoria de su autorización cuando sea procedente. La revocatoria no afectará aquellos tratamientos que deban continuar por obligación legal, cumplimiento contractual, ejercicio o defensa de derechos, conservación de evidencia u otra base jurídica válida.

23. Doble anonimato

Antes de la autorización y conexión, el donante no conocerá la identidad del beneficiario y el beneficiario no necesariamente conocerá la identidad del donante. La plataforma facilitará una conexión controlada cuando corresponda.

Este modelo busca reducir acoso, spam, fraude, contacto no autorizado, explotación de información y uso comercial indebido.

24. Restricciones para donantes

Los donantes y organizaciones no podrán buscar beneficiarios por nombre, documento, teléfono o dirección, descargar bases de beneficiarios, exportar información personal, acceder a casos no autorizados, acceder a historias clínicas ni a información restringida, ni contactar beneficiarios fuera de los mecanismos autorizados.

El acceso será exclusivamente para la finalidad humanitaria correspondiente.

25. Verificación de organizaciones

Las organizaciones podrán pasar por un proceso de: Registrada → Pendiente de verificación → Verificada → Activa. AYUDA360 podrá verificar NIT, responsable, teléfono, correo e información organizacional. Una organización suspendida perderá los permisos de acceso correspondientes.

26. Inteligencia artificial

AYUDA360 podrá utilizar herramientas de inteligencia artificial para clasificación, extracción de información, identificación de intención, organización de conversaciones, priorización asistida, detección de necesidades y apoyo a agentes.

La inteligencia artificial no debe utilizarse como sustituto de un profesional médico ni para realizar diagnósticos. Cuando corresponda, los casos podrán ser escalados a revisión humana.

27. Decisiones automatizadas

Cuando un proceso automatizado pueda producir consecuencias relevantes para una persona, AYUDA360 procurará implementar mecanismos de revisión humana, intervención y corrección.

Las reglas de priorización humanitaria deberán ser configuradas de manera que no discriminen injustificadamente. La capacidad económica o importancia comercial de un donante no determinará la prioridad de un damnificado.

28. Seguridad

AYUDA360 implementará medidas razonables de seguridad, incluyendo control de acceso, gestión de roles, autenticación, cifrado cuando corresponda, auditoría, registro de accesos, restricción de información sensible, protección de APIs, monitoreo, copias de seguridad, gestión de incidentes, anonimización y seudonimización cuando sea apropiado.

29. Acceso basado en roles

El acceso a información dependerá de la función del usuario. Los roles podrán incluir beneficiario, donante, administrador de organización, agente AYUDA360, coordinador y administrador técnico.

Ningún usuario tendrá acceso automático a toda la información. El acceso estará limitado al principio de necesidad de conocer.

30. Registro de auditoría

AYUDA360 podrá registrar accesos, consultas, cambios, autorizaciones, revocaciones, intereses de donantes, conexiones, entregas, confirmaciones, exportaciones, intentos de acceso no autorizado y cambios de permisos. La finalidad será mantener trazabilidad y seguridad.

31. Acceso excepcional de emergencia

Cuando sea estrictamente necesario para atender una situación crítica, AYUDA360 podrá implementar mecanismos de acceso excepcional a información restringida. Todo acceso excepcional deberá quedar registrado, incluyendo usuario, fecha, hora, caso, motivo e información consultada.

32. Proveedores y encargados

AYUDA360 podrá utilizar terceros que presten servicios tecnológicos, incluyendo infraestructura, almacenamiento, WhatsApp y mensajería, inteligencia artificial, seguridad, comunicaciones, soporte y analítica. Cuando corresponda, AYUDA360 establecerá las obligaciones de tratamiento y seguridad mediante los instrumentos jurídicos aplicables.

33. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores tecnológicos podrían encontrarse fuera de Colombia. Cuando exista una transferencia o transmisión internacional de información personal, AYUDA360 aplicará las reglas colombianas correspondientes y las medidas contractuales, técnicas y organizacionales aplicables.

34. Conservación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron tratados y las obligaciones legales correspondientes. AYUDA360 podrá establecer períodos diferentes para casos activos, casos cerrados, consentimientos, evidencias, auditorías, información de organizaciones y registros de seguridad.

Cuando la información ya no sea necesaria y no exista una obligación legítima o legal de conservarla, podrá eliminarse, anonimizarse, seudonimizarse o restringirse.

35. Información anonimizada

AYUDA360 podrá utilizar información anonimizada para estadísticas, informes, análisis de necesidades, evaluación de impacto y mejora de procesos. Ejemplo: 1.250 solicitudes de alimentación registradas.

La información deberá gestionarse procurando que las estadísticas no permitan identificar a personas específicas.

36. Derechos de los titulares

Los titulares podrán conocer sus datos, solicitar actualización, rectificación, corrección, información sobre el tratamiento, prueba de autorización cuando corresponda, supresión cuando sea procedente, revocar autorización cuando sea procedente y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el procedimiento correspondiente.

37. Procedimiento para ejercer derechos

Las solicitudes podrán presentarse mediante WhatsApp oficial [NÚMERO OFICIAL], el correo [CORREO DE PRIVACIDAD] o el Centro de Privacidad disponible en ayuda360.co/centro-de-privacidad. La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al titular y precisar la petición.

AYUDA360 podrá implementar mecanismos de verificación de identidad para evitar que información personal sea entregada a terceros no autorizados. Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos previstos por la legislación colombiana aplicable.

38. Reclamos

El titular podrá presentar reclamos cuando considere que la información es incorrecta, está desactualizada, existe un tratamiento indebido, la finalidad no corresponde con la informada o se han vulnerado sus derechos. AYUDA360 realizará el trámite correspondiente conforme al régimen legal aplicable.

39. Plazos legales de respuesta

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible resolverlos dentro de dicho término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo.

El titular podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio únicamente una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante AYUDA360, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

40. Autorización previa, expresa e informada

El tratamiento de datos personales se realiza con fundamento en la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos en que la ley permite prescindir de ella, y en las demás bases legales aplicables, tales como el cumplimiento de una obligación legal, la atención de una urgencia médica o sanitaria, la salvaguarda del interés vital del titular o de un tercero y el ejercicio o defensa de derechos en procesos administrativos o judiciales.

La entrega de datos sensibles y de datos de niños, niñas y adolescentes es facultativa: el titular o su representante legal no está obligado a suministrarlos, y su negativa no impide el registro de la necesidad, aunque puede limitar la posibilidad de coordinar determinada ayuda.

AYUDA360 conserva evidencia del momento, canal, texto y alcance de cada autorización otorgada, así como de su revocatoria.

41. Confidencialidad

Toda persona que participe en el tratamiento de información personal estará obligada a mantener la confidencialidad respecto de la información a la que tenga acceso. Esta obligación permanecerá vigente incluso después de terminar la relación con AYUDA360, cuando corresponda.

42. Incidentes de seguridad

AYUDA360 contará con procedimientos internos para gestionar incidentes relacionados con la seguridad de la información. Cuando corresponda, se evaluará la naturaleza del incidente, los datos afectados, el número de titulares, los riesgos, las medidas de contención, las medidas correctivas y las obligaciones de reporte o comunicación.

43. No comercialización de datos

AYUDA360 no vende ni comercializa las bases de datos de beneficiarios, solicitantes, voluntarios o donantes. La información no será utilizada para venta de bases de datos, marketing comercial no relacionado con la finalidad de AYUDA360, prospección comercial de terceros ni publicidad basada en situaciones de vulnerabilidad.

44. No garantía de asistencia

AYUDA360 facilita la coordinación tecnológica. Sin embargo, AYUDA360 no garantiza que una solicitud sea atendida ni garantiza la disponibilidad, calidad, cantidad, oportunidad, seguridad o idoneidad de los bienes o servicios ofrecidos por terceros. AYUDA360 tampoco asume la calidad de proveedor de la asistencia proporcionada directamente por donantes u organizaciones.

45. Responsabilidad de donantes y organizaciones

Las organizaciones y personas que utilicen AYUDA360 para ofrecer asistencia deberán utilizar la información exclusivamente para los fines autorizados. Está prohibido utilizar información obtenida a través de AYUDA360 para marketing, venta, contacto comercial, prospección, acoso, extorsión, discriminación, fraude o cualquier finalidad distinta a la autorizada.

AYUDA360 podrá suspender o cancelar cuentas que incumplan estas condiciones.

46. Prohibición de descarga masiva

Los usuarios no podrán realizar extracción, scraping, enumeración, descarga masiva o reproducción de información de beneficiarios. AYUDA360 podrá implementar controles técnicos contra enumeración de casos, automatización abusiva, scraping, exportaciones no autorizadas, acceso automatizado y ataques de fuerza bruta.

47. Cookies y tecnologías similares

AYUDA360 podrá utilizar cookies, herramientas de analítica, tecnologías de seguridad y tecnologías similares. Cuando corresponda, se informará al usuario sobre el tipo de tecnología, finalidad, información tratada, duración y terceros involucrados. Cuando sea necesario, se solicitarán las autorizaciones correspondientes.

48. WhatsApp y canales de comunicación

AYUDA360 utiliza WhatsApp y otros canales tecnológicos para facilitar la comunicación con los usuarios. La información transmitida mediante dichos canales estará sujeta tanto a esta política como a las condiciones y políticas de los proveedores tecnológicos correspondientes.

AYUDA360 procurará minimizar la información personal enviada a terceros tecnológicos y limitarla a la necesaria para prestar el servicio.

49. Cambios en las finalidades

Si AYUDA360 requiere utilizar información personal para una finalidad sustancialmente diferente a la informada inicialmente, se evaluará la necesidad de informar al titular y obtener una nueva autorización cuando corresponda.

50. Actualización de esta política

AYUDA360 podrá modificar esta política debido a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, nuevas funcionalidades, cambios en las finalidades, nuevos proveedores o cambios operativos. La versión vigente estará disponible permanentemente en el sitio web de AYUDA360, indicando número de versión y fecha de vigencia. Cuando los cambios sean sustanciales, AYUDA360 adoptará los mecanismos de comunicación que correspondan.

51. Vigencia

Esta política entra en vigencia a partir del [FECHA] (versión 1.0) y permanecerá vigente mientras AYUDA360 realice actividades de tratamiento de datos personales.

Declaración final

AYUDA360 reconoce que detrás de cada solicitud existe una persona y que la información utilizada para coordinar una ayuda puede ser especialmente sensible.

No tratamos a las personas como registros. No vendemos sus datos. No publicamos sus datos personales. No entregamos automáticamente su información a los donantes. No recibimos donaciones. No cobramos por conectar a quienes necesitan ayuda con quienes desean ayudar.

Compartimos únicamente la información necesaria para la finalidad correspondiente y aplicamos controles de acceso, seguridad y trazabilidad. El objetivo de AYUDA360 es utilizar la tecnología para facilitar la ayuda sin convertir la vulnerabilidad de las personas en una fuente de explotación de información personal.

Responsable: [RAZÓN SOCIAL]. NIT: [NIT]. Correo: [CORREO DE PRIVACIDAD]. WhatsApp: [NÚMERO OFICIAL]. Dirección: [DIRECCIÓN]. Ciudad: [CIUDAD, COLOMBIA]. Versión: 1.0. Fecha: [FECHA].